会議が決まらない原因は、始まる前にある。建設PMの会議術と、AIでアジェンダと議事録を作る方法

集まったのに、何も決まらない会議

みんなの予定を調整して、やっと集まった。それなのに、話はあちこちに飛び、時間だけが過ぎて、結局何も決まらない。そんな会議を経験したことはないでしょうか。

私は建設のプロジェクトマネジャー(PM)として、常に10件ほどの案件を同時に進め、100社以上の関係者と合意をつくってきました。いまは事業会社の建設部門で、執行役員として会議を主催する側にいます。

最初の頃は、私も会議が何のためにあるのか分からないまま、ただメンバーを集めて話をするだけでした。何も決まらない、ひどい会議をたくさん開きました。それでも何年も続けるうちに、会議を使って相手の判断を促し、物事を決めていくコツが分かってきました。この記事では、その方法と、いまAIに任せている部分を紹介します。

まず、何のための会議かを決める

会議の目的によって、事前に共有するものも、当日の進め方も変わります。会議は大きく3つに分けられます。

決まらない会議の多くは、この3つが混ざっています。報告のつもりで集めたのに議論が始まり、議論の途中で「で、どうするの」と決定を求められる。その日の会議がどれなのかを、主催者が先に決めておくことが出発点です。

準備で8割が決まる

当日いきなり問われても、質の高い答えは返ってきません。情報の共有だけで時間を使い切ってしまいます。実のある会議にするカギは、事前の準備です。

会議の位置づけを伝える

誰も、好きで会議に出ているわけではありません。なぜ自分が出る必要があるのかが分からなければ、相手も前向きには参加できません。どのスケジュールのもとで開く会議なのか、何をいつまでに決めるのかを、事前に共有しておきます。

出席者の役割を決める

出席者それぞれに、どんな役割と責任があるのかをはっきりさせます。役割が決まれば、各自が求められていることが分かり、準備をしてきてくれます。たとえば社内の打合せでも、上司を入れるか、担当者だけで行うかで、会議の性格は変わります。担当者だけなら議論の会議、決める人が入るなら意思決定の会議です。

アジェンダを先に送る

アジェンダとは、会議の議題・時間・出席者・役割・目的をまとめたものです。資料はアジェンダ1枚だけでもかまいません。当日の目的が事前に伝わっていれば、出席者は答えを用意してから来てくれます。

当日の司会でやること

司会(ファシリテーター)の仕事は、会議がゴールに向かって進むように、目的と時間を調整することです。

• ゴールを最初に言う。ゴールは、思いどおりの結論を出すことだけではありません。「アイデアを漏れなく出す」「候補を3つに絞る」「進める案を1つに決める」のように、段階で考えます。ゴールがぶれると、話の方向もずれていきます。
• 考える時間をとる。人の意見を聞いて考えが変わることはよくあります。そのほうが良い結論に近づくなら、会議の中で考える時間をとる価値があります。
• 時間を宣言する。何時に終わるかを最初に伝えます。アジェンダの議題ごとに、分単位で開始と終了の時刻を書いておくと、全員が時間を意識します。

アジェンダの下書きは、AIに作らせる

ここからが、いま私がAIに任せている部分です。準備の中でいちばん手間がかかるのはアジェンダですが、材料さえ渡せば、AIが数十秒で下書きを作ってくれます。ChatGPT でも Claude でも、次の指示文をそのまま使えます。

次の会議のアジェンダを作ってください。

・会議名:
・日時と所要時間:
・会議の種類(意思決定 / 議論 / 報告のどれか):
・この会議で決めること、またはゴール:
・出席者と役割(決める人、説明する人、意見を出す人):
・話したい議題(箇条書きでよい):

条件
・議題ごとに、分単位で開始と終了の時刻を入れる
・議題ごとに「決めること」または「確認すること」を1行で書く
・最初の2分で、ゴールと終了時刻を伝える時間をとる
・最後の5分で、決まったこと・宿題・期限を確認する時間をとる
・足りない情報があれば、作る前に質問する

最後の「足りない情報があれば質問する」が大事です。AIが聞き返してくる項目は、そのまま、主催者が決めきれていないことです。

議事録は、メモからAIに清書させる

議事録づくりは、会議のあとにいちばん時間をとられる作業です。走り書きのメモや文字起こしをAIに渡せば、決まったこと・宿題・期限を整理した形に清書してくれます。

次の会議メモから、議事録を作ってください。

形式
1. 会議名・日時・出席者
2. 決まったこと(箇条書き。誰が決めたかも書く)
3. 宿題(担当者・期限・内容を表にする)
4. 次回までに確認すること
5. 主な議論(要点だけ。発言をそのまま並べない)

条件
・メモにないことは書かない。推測で補った箇所は【要確認】と書く
・金額・日付・数量は、メモの表記のまま残す
・敬語は「です・ます」でそろえる

会議メモ:
(ここに貼る)

「メモにないことは書かない」「推測は【要確認】と書く」の2つは必ず入れてください。AIは、それらしい内容を補ってしまうことがあります。議事録で間違った決定事項が残るのは、会議が決まらないことより困ります。

議事録には、大きく2つの目的があります。1つは情報を正確に記録しておくこと、もう1つは情報を共有することです。仕事で求められるのは、ほとんどが後者です。社内の会議でも、社外の関係者との会議でも、その内容を必ず次の人に共有する必要があります。そのために議事録は欠かせませんが、ここに時間をかけすぎても意味がありません。情報を伝えるためなら、ある程度の粒度で展開できれば十分です。そういう場面で、AIは適任です。

録音から任せるなら、AIボイスレコーダー

上の方法は、メモや文字起こしが手元にあることが前提です。会議中にメモをとる余裕がない人や、現場や移動中の打合せが多い人は、録音から文字起こし、要約までをまとめて任せる方法もあります。

そのための道具が、AIボイスレコーダーの「PLAUD(プラウド)」です。カードほどの大きさのレコーダーで録音すると、専用のアプリで文字起こしと要約までできます。無料のプランでも、毎月一定の時間(本記事の確認時点で月300分)まで文字起こしが使えます。

私の同僚も PLAUD を使っていて、私が参加している会議でも、その効果を実感しています。

PLAUD の本体価格とプランの内容は、セールや改定で変わります。購入の前に公式サイトで最新の情報をご確認ください。(確認日:2026年10月25日)

まとめ

• 何のための会議か(意思決定・議論・報告)を、先に決める
• 位置づけ・出席者の役割・アジェンダを、事前に共有する
• 当日は、ゴールと時間を最初に宣言する
• アジェンダの下書きと議事録の清書は、AIに任せる

会議で成果を出すことは、意外と難しくありません。意識してできるかどうかです。次の会議から、ひとつずつ試してみてください。

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