こういった疑問にお答えします。
本記事の信頼性
本記事では会議を効率的な進め方について、
- 目的から整理します
- 事前に何をすれば良いのか明確になります
- 当日の会議のやり方を解説します
実際に私も意識して実践した結果、会議時間が短縮され、時間に余裕がうまれてより自分の時間をもてるようになりました。また、物事が会議の中でしっかりと決まることで円滑に進めることができ、社内外の評価も高まりました。
最初は、僕も会議って何？結局何をすればいいの？と右も左もわからないままの状態で、惰性でただメンバーを集めて話をするだけで、何も決まっていないなどひどい状況でした。
とはいえ、5年もコンサルという仕事をしていると、会議を利用して、相手の判断を促して物事を決定させるコツみたいなことがわかってきました。そこで今回は「会議の目的や事前準備、司会進行」などを解説していこうと思います。
※5分ほどで記事は読み終わります。5分後には、今までよりも「質の高い」会議を運営できるようになるはずです。
会議を効率的に進めるための把握するべき3つの目的
会議の目的を明確にすることは、効率的に進めるための大切な事項になります。
なぜなら、事前に共有する内容や今後の進め方が会議の目的によって変わるからです。
まずは何のために会議をするのかを考えましょう。
何か判断するための「意思決定」会議
意見の抽出や検討だけで終わらず、きちんと意志決定までする会議となります。
たとえば、役員会などの意思決定がなされる会議などはこれにあたります。
意見だし、ブレインストーミングをするための「議論」会議
詳細な内容について議論をする場になります。あるいは、現状起きている問題を共有し解決する会議になります。
例えば、新商品の企画会議、販売促進のアイデア出しなど、企画段階の会議などがこれに当たります。
コミュニケーションをとるための「報告」会議
会議という言葉にすると仰々しいですが、現状についての説明だったり、大切な会議の前に事前に主たる方と共有する場になります。例えば、事業報告や案件の進捗報告を行う営業会議などがこれに当たります。
会議を効率的に進めるための事前準備
実は、事前準備で会議の8割は成功に近づきます。それくらい重要な内容です。
なぜなら、当日の会議で獲得したい事項について前もって考えていないと、会議の日にぶっつけ本番でいきなり問われても確度の高い回答は得られないのと情報の共有だけで時間を費やしてしまうからです。実のある会議にするためには、この事前準備がでどれだけできるかがカギになります。
会議の位置づけを明確にする
どういったスケジュールのもとで設定された会議なのかを明確にし、何をいつまでに決定するかを出席者と事前に共有することが大切です。逆の立場で考えると、誰も好きで会議を行っているわけではありません。なぜ出席しなければならないのかを伝えないと相手も率先して出席できないでしょう。趣旨は伝えて、自分が出席する必要がある会議なのだと理解してもらうこと大切です。
出席者を明確にする
出席者各々にどんな役割があり、どんな責任があるのかを明確することが必要になります。なぜなら、会議において各自の役割がきまり、何をするべきか、各自がそれぞれ求められていることが何かをはっきりと認識するからです。たとえば、社内の打合せでは、上司をいれるときもあれば、担当者のみで行うこともあります。担当者のみで行う場合、「議論」会議のような会議が主になりますが、メンバーをみれば自ずとそういったこともはっきりと理解でき、その上で会議に臨んでもらうことが可能になります。
事前書類の共有
ある程度の打合せイメージを持って参加してもらうために、事前に必要な書類を送付することが必要です。当日の目的を事前に伝えることで、出席者に事前に回答を用意してもらうことが可能になり、会議そのものが効率的進めることが可能になります。
書類はアジェンダだけでも良いと思います。アジェンダとは会議の議題・時間・メンバー・役割・目的などをまとめたものです。
会議を効率的に進めるための司会進行
会議を進めるにあったてファシリテーターは会議の目的や打合せの時間をコントロールすることが求められています。ファシリテーターとは、会議が円滑に効率的に、そのゴールに向かって進むように調整する人のことです。
会議のゴールを明確にする
今回行う会議は、何がゴールとなるのか。という点は必ず明確にしておきます。また、そのゴールを事前に参加するメンバーにも共有しておくことで、全員が同じゴールに向けて参加出来る為、必要な発言・提案に絞って会議を進めやすくなります。
例えば、会議のゴールとは必ずしも思った通りの結論を出す事とは限りません。「アイデアをブレストして漏れなく出す事」「ブレストした内容から、候補となるアイデアを絞る事」「アイデアを絞り、進めて行く案件を決定する事」等、段階を分けて考える必要があります。
ここのゴールがブレてしまうと、余計な発言や話の方向性がズレてしまいがちになるので、「今回の会議のゴール」を明確に決めておくことはとても大切です。これはファシリテーターが会議的に誘導するのも大切です。
考える時間や雑談する時間を設ける
会議に臨むために、事前準備で出席者には考えをまとめてきてもらっていますが、各自の意見や発言を聞いた上で、考える時間や各自の意見に対しての会話の時間が必要と考えています。なぜなら、人の意見を聞いて、そうだなと納得することもあるかと思いますし、それによって多少自分の言いたいコトが変わることもあると思います。人の意見を聞いて、対象となる会議のより良い結論が導き出せるならば、考える時間も会議中に必要なことです。
会議の時間を明確にする
時間をあらかじめファシリテーターが出席者に伝えた上で、会議を始めます。
ファシリテーターが時間を宣言することで、出席者に時間を意識させる行為が重要です。
後は会議に使用する資料と共に、アジェンダを用意しているかと思いますが、このアジェンダを活用して「分単位で開始時刻・終了時刻」を決めてアジェンダに記載の項目にスケジュールを記載しておく事です。これも、時間を意識した会議の進め方の一つのやり方です。
まとめ
今回の記事では、会議を効率的に進める方法を説明してきました。
会議を行ったしっかりと成果をあげることは、意外に難しくありません。
意識してできるかどうかなので、是非実践してみてください。
